Учет топливных карт и их списание с забалансового счета

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете


Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

  1. литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.
  2. денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива.

Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС. Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис.

Бухгалтерский учет топливных карт и топлива

Сегодня топливная карта — это не только удобная и современная система обслуживания клиентов на АЗС, но и средство экономии денежных средств, затрачиваемых на приобретение ГСМ.

Топливная карта, являясь документом строгой отчетности, платежным средством не является, а представляет собой технический ресурс учета отпускаемых нефтепродуктов. Объективные плюсы использования топливных карт:

  1. полный отчет по всем транзакциям по карте;
  2. привязка к определенным АЗС, что снижает риск возникновения преступных сговоров и некачественной заправки;
  3. уменьшение налогооблагаемой базы;
  4. блокирование потребления топлива при возникновении непредвиденных ситуаций и многое другое.
  5. безналичный расчет, под отчет водителям наличные деньги не выдаются;
  6. получение ГСМ со скидкой;
  7. возможность получения отсрочки платежа;

Определенного, утвержденного порядка учета карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.

Учет смарт-карты

Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета.

При приобретении карт за плату есть одна особенность. Ранее Минфин России высказывал мнение о том, что такие карты подлежат учету в составе бланков строгой отчетности (БСО) на забалансовом счете 03. Однако карты не соответствуют описанию БСО.

А именно они не являются бланочной продукцией, изготовленной типографским способом по форме, утвержденной нормативно-правовым актом органа власти. Учитывая, что порядок учета карт прямо не прописан в инструкциях, учреждение может установить его самостоятельно.

Например, также ввести дополнительный забалансовый счет 27 в разрезе материально-ответственных лиц. При этом чтобы избежать разногласий с проверяющими органами, выбранный вариант согласуйте с учредителем и закрепите в учетной политике. В этом случае он будет обязательным к применению, как учреждением, так и проверяющими органами.

Забалансовый учет: кому он нужен и что будет, если вести неправильно

Основная задача – контроль за имуществом/обязательствами компании и предоставление информации по ним руководителям.

При этом должно соблюдаться главное правило – затраты на учет не должны быть больше, чем польза от него. Постановка и ведение забалансового учета в компании должны быть осуществлены в первую очередь с учетом этого правила. В учете коммерческих организаций с конца 2000 года в забалансовых счетах изменений не происходило.

Счетов, согласно типового плана счетов как было 11, так и осталось. А вот у коллег, работающих в бюджетной сфере, этот раздел учета ежегодно меняется и разрастается на глазах. На сегодняшний день бюджетники используют для ведения забалансового учета счета с 01 по 42.

Кстати, именно в бюджетном учете можно подсмотреть методологию по некоторым участкам для своей компании.

Необходимые документы для списания топливной карты

В данной ситуации необходимо: — издать приказ на списание топливной карты;- списать топливную карту на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф.

Например, если правила работы не определены для коммерческого учета и оставлены на откуп главного бухгалтера при составлении учетной политики.

0504816) по стоимости, по которой она была ранее принята к учету. Списание отразите уменьшением забалансового счета 03.В дальнейшем, топливные карты учитывайте на дополнительном забалансовом счете. Специалисты контролирующих ведомств рекомендуют вводить дополнительный забалансовый счет 40К. Обоснование Как учесть топливные карты для ГСМ Бухучет: получение карты бесплатно В этом случае отражать карту в бухучете не требуется.
Но для контроля за ее сохранностью можно ввести дополнительный забалансовый счет и вести его в разрезе материально ответственных лиц. Например, счет 40К «Топливные карты».

Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. При получении топливной карты в учете сделайте проводку: Увеличение забалансового счета 40К– учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.

Учет топливных карт


Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве.

Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП

«О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей»

, согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов.

Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара.

Особенности учета топливных карт на предприятии

Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:

  1. Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
  2. Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
  3. Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.
  4. Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала. Существует определенная специфика ГСМ.

В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС.

Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца.

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении

Так, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты и топливо при ее предъявлении отпущено не будет.

В результате нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет номинала, то есть стоимости, на которую можно приобрести топливо. По сути, это техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС.

Работнику организации при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства.

Поэтому для отражения данных операций использование счетов 0 201 00 000 «Денежные средства» (аналитический счет 0 201 35 000 «Денежные документы») и 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необосновано.

Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ

Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета.

Учитывать топливные карты на счете 0 105 00 000 «Материальные запасы» также не вполне правомерно. Нефинансовые активы должны иметь ценность сами по себе либо использоваться организацией в качестве предметов труда. Топливные карты данному требованию также не отвечают.
До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет. Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.1.
Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания.

Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание.

Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.2.